仕事の計画力を強くする方法は?普段の電話応対で計画力を自己診断

読了目安[ 4 分 ]

社会人として誰からも必要とされる人になるためには、どのような能力を身につければ良いでしょうか。

経済産業省が提唱している「社会人基礎力」は、「前に踏み出す力(アクション)」「考え抜く力(シンキング)」「チームで働く力(チームワーク)」の3つの能力と、それらの能力を構成する12の要素があります。

参考|社会人基礎力(METI/経済産業省)

この「社会人基礎力」を身につけるために、能力を構成する12の要素をクイズ形式で診断してみましょう。

今回のテーマは、「考え抜く力」の構成要素である計画力です。まずは、あなたの計画力を事例クイズでチェックしてみましょう。

計画力の事例クイズ

ある日の勤務中、あなたが会社で電話を取ると「〇〇商社の坂井だけど、石橋さんをすぐ出して!」といきなり言われました。

相手はとてもイライラしている様子。当の石橋さんは外出中です。そんなとき、どう対応すべきでしょうか。

  1. 「申し訳ありません。石橋は外出中です」と伝え、名前と連絡先を確認し、石橋さんの机に伝言メモを置く
  2. 「石橋は外出中なので、用件があればまた連絡ください」と伝える
  3. 「石橋は外出中です。差支えなければ代わりに要件を伺います。」と申し出て、石橋さんにすぐに連絡を取って状況を報告し、対応方法について指示を仰ぐ

計画力とは

計画力とは、目標の達成や課題の解決に向けたプロセスを明確にし、プロセスを正しく並べて、目標達成や課題解決までの道のりを作り上げる能力のことです。

計画は確実に課題を解決するために立てるものであるため、まずは最終の課題が何であるかを明らかにする必要があります。

そして、その課題に対して、いつから、何をどのように進め、どうやって解決にこぎつけるのかだけでなく、どこでトラブルが起きやすいかを予測し、その対処法も考えておかなければいけません。

職場では、複数の仕事が並行して進みます。そして、仕事には必ず期限があります。事前に計画を立て、優先順位を常に判断しながら最適なルートを選択する、効率的な仕事を心掛けなければいけません。

もちろん、効率的に仕事を進めていくためには、速いスピードで課題に取り組む実行力も不可欠です。

参考|社会人に必要な実行力を身につける方法は?行動力だけではダメな理由

計画力の診断結果

  1. 「申し訳ありません。石橋は外出中です」と伝え、名前と連絡先を確認し、石橋さんの机に伝言メモを置く
    計画力60点
  2. 「石橋は外出中なので、用件があればまた連絡ください」と伝える
    計画力0点
  3. 「石橋は外出中です。差支えなければ代わりに要件を伺います。」と申し出て、石橋さんにすぐに連絡を取って状況を報告し、対応方法について指示を仰ぐ
    計画力90点

1.「申し訳ありません。石橋は外出中です」と伝え、名前と連絡先を確認し、石橋さんの机に伝言メモを置くを選択した人

社会人としての基本的な電話対応スキルは持っていますが、通常時の対応と変わりません。
相手がイライラしており、その感情がこちらに向いている以上、もう少し相手の気持ちや状況を組んだ対応が必要でしょう。

2.「石橋は外出中なので、用件があればまた連絡ください」と伝えるを選択した人

正当な電話対応ができているとは言えません。
相手は用があって電話をしてきているうえに、イライラしています。
たとえ、同僚や上司に対するイライラでも、「わたしには関係ないや。」という態度で接するのは社会人失格です。

3.「石橋は外出中です。差支えなければ代わりに要件を伺います。」と申し出て、石橋さんにすぐに連絡を取って状況を報告し、対応方法について指示を仰ぐを選択した人

相手のイライラした感情を汲み取って、最大限考慮した対応をとっています。
これが、課題を解決するために必要なことを理解して、今するべきことを優先した行動だと言えるでしょう。

イライラした様子のお客様からの電話の背景には

クレームやトラブルが発生している可能性があります。しっかりと状況を把握して、優先順位を意識した行動をとらなければ、余計にトラブルが大きくなる可能性があります。

計画力を鍛える5つのポイント

では、社会人に必要な計画力を鍛えるためにはどうすれば良いのでしょうか。基本は以下の行動を理解することです。

  1. すぐに作業に取り掛かる前に、TO DOリストを作成する
  2. 物事の優先順位を決めてから業務に取り組む
  3. 無理な計画は立てずに、早めに仕事の準備をする
  4. メモをこまめに取り、といかく記録を残す
  5. 状況に応じて適切な報告・連絡・相談を心がける

よく計画を立てることが苦手だという人がいますが、計画力は物事の全体像を捉えて分析し、実行の準備をする能力でもあります。そのため、計画力がないと言う人は、仕事ができないと言っていることと同じです。

もし、計画を立てることが苦手であれば、コツを考えるよりも、時間をかけて少しずつでも計画を立てる癖を付けていきましょう。

社会人基礎力講座

  1. 社会人として誰からも必要とされる人になるための12のスキル
  2. なぜ社会人には主体性が必要なのか?主体性の事例と鍛える方法
  3. 働きかけ力を向上させたい!周りを巻き込むには人間関係と準備が大切
  4. 社会人に必要な実行力を身につける方法は?行動力だけではダメな理由
  5. 仕事の計画力を強くする方法は?普段の電話応対で計画力を自己診断
  6. 仕事の創造力を鍛えるには?必要なものは才能よりも知識と工夫
  7. 新社会人に必要な傾聴力とは?聴く力の向上で仕事を効率化する方法
  8. 仕事で発信力を高めるには?人間関係を構築する情報の正しい伝え方
  9. 柔軟性がある性格とは?仕事や人間関係を円満にする自己診断
  10. チームに必要な情況把握力とは?自分と相手の立場を理解する方法
  11. 規律性のある行動とは?人から信頼される規律を守る社会人診断
  12. 耐える力は必要なし!仕事のストレスコントロール力とは
  13. 社会人に必要な課題発見力とは?課題を見つける情報収集と整理方法

このシリーズは、著書『わかる!できる!「社会人基礎力」講座 誰からも必要とされる人になるための12のスキル』(高橋忠寛著・ビジネス教育出版社)を一部改編しながらお伝えしていきます。

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