あなたの文章はわかりにくい?上司へのメールで意識すべきポイントとは

読了目安[ 2 分 ]

日常的に文章を書く機会が増えてきた。そのように感じるサラリーマンが増えています。

例えば上司への報告書や取引先とのメール、プレゼンの資料なども、全て対面して言葉で伝えるのではなく、文章を通してあなたの考えていることを伝えなければなりません。
そのとき、あなたの文章を読み手が正しく理解していれば問題ありません。しかし、時として読み手があなたの考えを読み取るのに苦労し、間違った理解をしてしまう場合もあるのです。
個人的なメールならそれほど深刻にはならないでしょう。上司があなたに一つ確認を入れれば、問題なく意思疎通ができるでしょう。

しかし、もし急ぎの大きなプロジェクトである場合、あなたのメール一つで会社が大きな損失を出すことにもなりかねません。そのメールがあなたの意図から外れた理解がされていれば、それはあなたの責任です。
たかが文書一つと思われるかもしれませんが、今の時代、その文書一つが非常に重要な役割を果たしているのです。
ですから読み手にわかりやすい文章を書く方法をしっかりと身につけてもらえたらと思います。

その方法とは、主語をはっきりさせる。ということです。

当たり前のことだ!と思われたかもしれません。しかし、あなたは日常的に主語を省略した会話をしています。会話には流れがあるので、主語を省略するのはそれほど悪影響にはなりません。

しかし、メールなどの返信を行う場合には、そのような流れがほとんどないと考えられます。
上司は数時間前、あるいは数日前に送ったメールの内容を全て把握した上で、あなたからの返信を読むわけではありません。
膨大なメールや文書の中から、必要な情報を抜き取っているのです。そこでメールや文書に自分が必要としている情報がないと間違った理解をしてしまうことも十分に考えられます。
そのような理解させにくい文章を書いて二度手間になるよりも、一度読めばわかる文章を書くほうが効率的なのは目に見えています。

ぜひ、主語を意識して文章を書いてもらえればと思います。

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