まだ間に合う! 中小企業のマイナンバー直前対策(前編)

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 いよいよマイナンバー制度が10月よりスタートする。住民票を有するすべての人に、12桁の番号を割り当てる社会保障と税の共通番号制度だ(法人の場合は13桁の番号が割り当てられる)。ここでは間近に迫ったマイナンバー制度の前に、中小企業が対応すべきポイントと注意点について、実践的に解説していく。

●マイナンバー制度で一般民間事業者(企業)への影響はどうなる?
 10月中旬から順次、「個人番号通知カード」が簡易書留にて送付される。この番号通知カードは上部を切り取って使えるようになっており、切り取った下部は新たに発行する「個人番号カード」の交付申請に必要となるものだ。この交付申請書で必要事項(電子証明書付与の有無)をチェックし、本人の写真を貼り付けて返信用封筒で申し込むと、来年1月以降に各市町村の窓口で個人番号カードの発行手続きが行える。

 個人番号カードは、希望者のみに発行されるものだが、このカードを持つことで今後展開される利活用サービスの恩恵を受けられるようになる。個人番号カードは、表側に個人基本4情報(氏名・住所・生年月日・性別)と顔写真が貼られており、通常の身分証明書として利用できる。

 一方、裏側には大切な個人番号が記載され、ICチップも内蔵されている。個人番号は、税と社会保障(災害対策も含む)に係わる法定事務以外での利用は禁止されている。チップ内には電子証明書(申請時の希望者のみ)が付与される。このほかICチップの空き領域には、市町村が用意した独自アプリなども搭載できる。

 ICチップに内蔵された電子証明書には、署名用と利用者証明用の電子証明書が2つ付与される。この際、個人番号を使わずに公的個人認証が可能になるため、行政サービスのほか、将来的に民間企業の利活用サービスも使えるわけだ。たとえば行政関係では、e-TAXやマイナポータル(個人用ポータルサイト)への認証などが行える。それ以外では総務大臣が認める民間事業への活用として、金融機関におけるインターネットバンキングやインターネットショッピング、コンビニでの各種証明書の配布などが考えられる。

 では、このマイナンバー制度によって、一般民間事業者(企業)への影響はどうなるのだろうか? 企業側は、全役員および全従業員とその扶養家族、契約社員、短期雇用者(パート・アルバイトなど)、報酬を支払う個人事業主(講師・デザイナー・プログラマー・ライターなど)の個人番号を集める必要がある。

 集めた個人番号は、社会保険(健康保険・厚生年金など)、労働保険(雇用保険・労災保険など)、住民税(特別徴収税など)、源泉取得税(年末調整・支払調書など)、税務申告(確定申告・所得税・法人税・地方税・所得税・資産税など)の申請手続きにおいて記載が求められる。

 ここで社会保険への実務適用は再来年からだが、労働保険への対応については来年からすぐに始めなければならないので注意したい。「入退社があれば、必ず雇用保険や社会保険の手続きを行わなければなりません。扶養控除(等)申告書の管理など、実質的には、来年から個人番号を使うことになります」と語るのは、クラウド型業務システムを提供するスマイルワークスの坂本恒之氏(代表取締役社長)だ。

 そこで企業は、なるべく早く従業員やその扶養家族の個人番号を収集する作業を始めなければならない。企業側が従業員などから集めた個人番号を扱う際に注意すべき実務上の留意点は以下の通りだ。

1.「特定個人情報」(個人番号と個人情報を紐づけた情報)に関する基本方針と社内規定の作成、社員研修

 基本方針については可能であれば決めておくというレベルだが、社内規定の作成と社員研修は義務化されている。もちろんHanjo Hanjoの読者である中小規模事業者も対応する必要がある。何かあった場合に対処するために、社内規定を作成し、その社員研修を実施した際に従業員から同意書を取得しておくとよい。

2.法人番号および個人番号の管理

 法人番号は公開されるものだが、企業側で預かった個人番号については、取扱い担当責任者を決め、厳格に管理しなければならない。たとえば安全管理措置ガイドラインでは、個人番号を扱うための専用スペースや、セキュリティが確保された保管場所ををつくり、入退室記録を取るように指導されている。ただし100名以下の中小企業の場合は緩和措置がある。間仕切りなどを置き、番号が見られなければOKだ。

3.個人番号の取得手順

 従業員などの個人番号を集める際には、その番号確認はもちろん、本人であることの確認も求められる。従業員以外の契約社員、パート・アルバイトも含むため、業種によっては大変な作業になる。個人番号の効率的な収集方法に関しては別稿で紹介する。

4.目的外利用(行政手続き以外での利用)の禁止

 個人番号を行政手続き(社会保障、税または災害対策分野における法定事務)以外で利用してはいけない。たとえば、従業員のID・パスワードなどに番号を利用するなど、いかにも便利なのでやりたくなってしまいそうだが、これらは目的外利用にあたる。何か事故があった場合は刑事罰も設けられているので注意したい。

5.特定個人情報の履歴管理

 取得・利用・保存・提供・廃棄のプロセスにおいて、安全管理措置が求められ、紙やシステムログなどに履歴が記録されている必要がある。システムが導入されていない場合は、こういった履歴管理は紙で行うことになる。保管場所に施錠できる金庫などを用意し、いつ誰がどんな目的で利用したのか、しっかりと履歴を取っておくことが必要だ。

6.特定個人情報へのアクセス権の管理

 企業システムで管理する場合は、特定個人情報へアクセスできる特定管理者権限が求められる。責任者や担当者以外は、たとえ上司でも情報を見られない仕組みにしておくことが肝要だ。

7.法定保存期間(7年間)の保管管理

 退職者情報も含め、従来通り法廷保存期間中の保管義務がある一方で、特定個人情報に関しては法廷保存期間経過後の廃棄およびその廃棄記録の保存が義務付けられている。これは5.項で述べた廃棄プロセスにあたる部分だ。

 企業側で上記のような作業を行う場合、従業員が10名以下の小規模事業者では内部管理は可能かもしれない。しかし従業員が50名から100名以上、またはパート・アルバイトの入れ替わりが頻繁な中規模事業者の場合は、自社で対応することはかなり困難だろう。そこで現段階においては、外部委託するという方法も選択肢の1つになる。ただし上記すべてをアウトソーシングできるわけではない。

 「マイナンバー制度におけるアウトソーシングは、再委託や再々委託先に対しても明確に“委託先の選定”と“管理監督”の責任を企業側に求めています。つまり、委託先や再委託先に「とくて個人情報へのアクセス権を渡す責任」を企業側が持っているということです。したがって、委託先や再委託先の選定は非常に重要になります」(坂本氏)。

 この点を踏まえつつ、どこにどの範囲まで業務を委託すべきか、その判断は委託元で決めることになる。もし外部に何がしかの業務を委託する場合は、PマークやISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)などの第三者評価・認定を受けているところに任せたほうが安心だろう。外部委託の際にチェックすべきポイントについては画像のチェックシートを参考にしていただきたい。

画像一覧

  • スマイルワークス 代表取締役社長 坂本恒之氏
  • マイナンバーの発行。この10月から住民票を持つすべての人にマイナンバー(個人番号)が簡易書留で通知される。通知カードの申請書を返送すると、来年1月以降に地方自治体の窓口で個人番号カードを受け取れる
  • 一般民間事業者への影響範囲。企業側は、全役員および全従業員とその扶養家族、契約社員、短期雇用者、報酬を支払う外部の個人事業主などの個人番号を集める必要がある
  • 企業側が従業員などから集めた個人番号を扱う際に注意すべき実務上のポイントと留意点。社内規定と社内研修、個人番号の取得、特定個人情報の安全な取扱いと履歴管理などが重要
  • 委託事業者の選定チェックポイント。特にプライバシーマーク、あるいはISMSなどの第三者機関による認定を受けていることを押さえておきたい

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大丈夫?「マイナンバー制度」対応、中小企業の準備完了は1.3%

 10月からスタートする「マイナンバー制度」への対応として、準備が完了している中小企業は1.3%に留まるという調査結果が明らかとなった。

 国民に番号を割り振り、年金や納税等の情報を一元管理する「マイナンバー制度」。ソリマチ株式会社では今回、全国の中小企業・個人事業者1540名を対象として、8月下旬から9月上旬にかけて、同制度への対応状況に関するリサーチを実施した。

 「『マイナンバー制度』への対応を進めていますか?」との問いに対し、「完了している」と回答した事業者はわずか1.3%。「取り組んでいる」「始めたばかり」との回答も合計19%に留まり、中小企業・個人事業者の同制度への取り組みが円滑に進んでいない事が分かる。

 また「『マイナンバー制度』についてご存知ですか?」との問いには、62%が「大体知っているが詳細はわからない」と回答。「十分知っている」との回答は8%のみとなり、制度自体の周知も未だ行き届いていないのが現状のようだ。

 同制度への対応に費やす概算予算について、具体的な金額で最も多かったのは「3万円未満」。「企業にとってメリットを感じない」「面倒と感じて対応が後回しになる」というコメントも寄せられており、中小企業・個人事業者がマイナンバー制度に対応するメリットが見いだせない現状が浮き彫りになっている。

〜マイナンバー制度とは?〜【第10回】高橋先生の教えて経済ニュース

〜マイナンバー制度とは?〜

来年からマイナンバー制度が始まります。
これは国民1人1人に12桁の番号が付与される制度です。
いわば背番号で管理されているような状況です。

なぜマイナンバー制度を導入することになったのかというと
行政事務の効率化や、国民の生活の利便性向上のためと言われています。

デメリットとしては、情報の一元管理によって、情報漏洩した際のリスクの増大があげられます。
国民の生活が便利になることや、国全体で無駄なコストの削減を行えることを考えると
期待が出来る制度なのではないでしょうか。

来年からマイナンバー制度が始まることに先駆けて、
2015年10月からマイナンバーの通知が始まります。

動画はこちら

【省エネ】東京都、中小企業のクラウドサービス移行に助成金…省エネ支援

 東京都が中小企業などの省エネルギー化促進のために、ITシステム機器のクラウドサービス移行費用の一部助成を行う。11月24日から申請を受け付ける。

 東京都によると、都内の産業部門におけるCO2の多くは中小規模事業所から排出されているという。今回の支援事業はこうした状況の改善を図るもの。事業所のIT関連機器を都と日本データセンター協会が認定する、省エネ性能に優れたデータセンターへ移行することで、移行費用の一部が助成される。

 助成対象は都内に中小規模事業所を有する中小企業などで、申請時までに当該年度分の地球温暖化対策報告書を提出していることが条件となる。助成率は「環境配慮型データセンター」へ移行する場合は3分の1で上限1500万円、「環境にやさしいデータセンター」への移行の場合は6分の1で上限750万円。移行作業費や物品、サービス費用が助成対象経費とされる。

 助成事業は、2015年度から2016年度にかけて行われ、6億7500万円の予算に到達するまで実施される。

 助成事業の開始にあたって、10月29日と30日には概要や条件、書類作成の留意点などを解説する募集説明会を開催。会場は国立オリンピック記念青少年総合センターで、ともに14時から。

【就活】学生、女性に中小企業の魅力伝える「東京カイシャハッケン伝!」

 東京都が中小企業の人材確保を支援する「中小企業しごと魅力発信プロジェクト」をスタート。それに伴い、情報発信の拠点として、ウェブサイト「東京カイシャハッケン伝!」を開設した。

 同サイトでは製造業やソフトウェア業、建設業などの分野で高い技術を持ち、人材育成や労働環境整備で国などに表彰された企業を紹介。学生や若年層にアピールするため、スマートフォン対応のサイトとした。また、ターゲットのひとつとして女性も重視しており、女性経営者や女性左官らに話を聞く特集コンテンツなど、女性目線を意識した記事も展開している。

 サイト開設と同時に情報冊子「東京カイシャハッケン伝!GUIDE」も発行。学生などに向けて、就職のポイントや企業の紹介記事などをまとめている。冊子は年4回発行を予定しており、うち1回は女性をターゲットにした内容となる。

 東京都ではこのほか、中小企業と若者の交流を目的とした仕事体験ツアー「トーキョー・シゴト・ワゴン」を開催。「身近なヒット商品を生んだ企業特集」をテーマにした9月30日のツアー2回を皮切りに、年14回の実施を予定している。

独立・起業の強い味方!○○補助金とは?

「ビジネスプランはあるけど、資金がない・・・」
「ビジネスの立上げで、まとまったお金が必要・・・」

独立起業時は、このような悩みを抱えている人も多いのではないでしょうか。今回はそんなときに使える補助金を紹介します!

それは「創業・第二創業促進補助金」と呼ばれるもので、
・独立起業する場合の「創業時」
・事業を引継ぎ、新分野へ進出する場合などの「第二創業時」
に活用できるものです。

創業時では、
・ソフトウェア開発
・アロマサロンの展開
・地域の素材を活かした飲食店の展開・・・

第二創業時では、
・自然食材のお店の開業
・販路開拓サポート
・アジアへの輸出事業・・・
などが採択されています。実際に事例をみると、身近に感じられる事業もあるのではないでしょうか。中小機構のHPで採択の事例が紹介されていますので、興味ある人はチェックしてみて下さい。

それと、今回は補助金の申請のタイミングについて紹介します。

例えば、
平成25年度補正予算事業の時は
・先行締切分:47.7% (採択数 761件/申請数 1593件)
・最終審査分:30.8% (2363件/7649件)

さらに過去の採択結果に遡ると、
2014年度は、
・第1回一次締切:86.6% (13件/15件)
・第1回二次締切:82.9% (526件/634件)
・第2回一次締切:85.2% (196件/230件)
・第2回二次締切:74.8% (1724件/2302件)
・第3回一次締切:53.8% (1715件/3184件)
・第3回二次締切:27.2% (2125件/7800件)
となっています。上記からもわかりますが、採択率が大きく異なるため、早めの申請が狙い目といえます。

創業時の強い味方になる《創業・第二創業促進補助金》ですが、全ての人が対象になるわけではないので、注意が必要です。所在地により対象外となる場合もありますので、事前に公式ページをご確認下さい。

第一回の公募は終了してしまいましたが、再度募集される可能性があるので、前回紹介したGoogleアラートなどを活用しながらチェックしてみてくださいね。

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